PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Lukáš Kaňa, IČO 039 49 494 (obchodní označení DARK DESIGN), s místem podnikání Brno, Merhautova 1064/212, telefonní číslo: (+420) 737 839 389, emailová adresa: info@dark-design.cz, (dále jen „DARK DESIGN“) plní své povinnosti dle Nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) 679/2016 o Ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů (dále jen „GDPR“) a zákona č. 199/2019 Sb., o zpracování osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Při své činnosti se zaměřuje na maximální spokojenost svých klientů a dbá ochrany soukromí a bezpečnosti všech osob, s nimiž při své činnosti přichází do kontaktu. Cílem tohoto prohlášení je poskytnout informace všem zákazníkům, obchodním partnerům, jakož i osobám, s nimiž DARK DESIGN přichází při své činnosti do kontaktu, a jejichž osobní údaje shromažďuje a zpracovává, zejména informace o rozsahu a účelu nakládání s těmito osobními údaji a přístupu k nim.
I. ÚVODNÍ USTANOVENÍ
1. SHROMAŽĎOVANÉ OSOBNÍ ÚDAJE
Pod pojmem „osobní údaje“ toto prohlášení popisuje veškeré informace, které identifikují konkrétní fyzickou osobu, buď samy o sobě, nebo spolu s dalšími informacemi, které má DARK DESIGN k dispozici. 2. PŮVOD OSOBNÍCH ÚDAJŮ Většina osobních údajů, které DARK DESIGN shromažďuje, pochází přímo od subjektů údajů, které tyto údaje dobrovolně poskytly, například přes webové stránky, osobně při obchodních jednáních, telefonicky při realizaci objednávek apod. Vedle těchto případů může DARK DESIGN osobní údaje získávat od třetích stran (zejména z veřejně dostupných databází, rejstříků apod.).
II. ZÁKAZNÍCI A NÁVŠTĚVNÍCI WEBU
Zákazníci jsou nejširší skupinou subjektů údajů, s jejichž osobními údaji DARK DESIGN přihází při své činnosti do styku a jejichž osobní údaje shromažďuje a zpracovává.
1. OBJEDNÁVKY ZÁKAZNÍKŮ – FYZICKÝCH OSOB
DARK DESIGN shromažďuje o svých zákaznících osobní údaje zejména v souvislosti s realizovanými smluvními vztahy, jejichž předmětem je provedení díla spočívajícího v návrhu designu interiérů nemovitých věcí. Těmito osobními údaji jsou: Jméno, příjmení, adresa, telefon, e-mail, fakturační údaje, informace vztahující se k obsahu smluvního vztahu Zpracovávané osobní údaje jsou nezbytné k realizaci smluvního vztahu a slouží k níže uvedeným účelům:
Plnění smluvních povinností: Jméno, příjmení, adresa, telefon, e-mail, fakturační údaje, informace o právních vztazích k nemovitým věcem slouží zejména k identifikaci zákazníka a dodání požadovaného plnění konkrétním způsobem za konkrétních podmínek, jakož i ke komunikaci v průběhu zhotovování díla a k realizaci dalších práv a povinností vyplývajících ze smlouvy uzavřené mezi společností DARK DESIGN a zákazníkem. Plnění právních povinností: osobní údaje se mohou nacházet především v účetních dokladech a smluví dokumentaci, jejichž uchování podléhá zákonné povinnosti, zejména zákonu o účetnictví č. 563/1991 Sb. a zákonu o DPH č. 235/2004 Sb. V těchto případech bude DARK DESIGN s osobními údaji uvedenými v takovýchto dokladech nakládat výlučně způsobem, který odpovídá zákonem uloženým povinnostem, včetně jejich eventuální archivace po zákonem stanovenou dobu.
2. INFORMACE O OSOBÁCH JEDNAJÍCÍCH JMÉNEM ZÁKAZNÍKŮ – PRÁVNICKÝCH OSOB
Je-li zákazníkem DARK DESIGN právnická osoba, shromažďuje společnost osobní údaje (jména a příjmení osob jednajících jménem právnické osoby a telefonní čísla a e-maily těchto osob) na základě oprávněného zájmu souvisejícího s účely shora definovanými, zejména pak kvůli možnosti přiměřené vzájemné komunikace mezi společností DARK DESIGN a zákazníkem – právnickou osobou, potřebné pro plnění smlouvy. V případě neposkytnutí těchto údajů není možné smluvní vztah realizovat.
3. MARKETING A INFORMACE ZÍSKÁVANÉ PROSTŘEDNICTVÍM WEBOVÝCH STRÁNEK
DARK DESIGN na základě oprávněného zájmu (v případě osob, s nimiž navázala smluvní spolupráci) nebo souhlasu (v případě osob, které se na společnost obrátí a předají jí své osobní údaje – zpravidla prostřednictvím k tomu určeného formuláře, který je součástí webové prezentace DARK DESIGN) může uchovávat kontaktní údaje subjektů údajů (jméno a příjmení, e-mail a telefon) a tyto užívat buď ke komunikaci v rámci zodpovězení dotazů potenciálních klientů (v režimu oprávněného zájmu), nebo k marketingovým účelům (na základě uděleného souhlasu). V případě výkonu přímého marketingu DARK DESIGN dbá o to, aby nedocházelo k nadužívání nebo nepřiměřenému obtěžování prostřednictvím zasílání marketingových sdělení, která budou činěna vždy věcně, ve vztahu k relevantním službám a v míře přiměřené charakteru nabízeného zboží a služeb. DARK DESIGN zejména v každém takovém marketingovém sdělení uvede informace, kterak zajistit, aby již další sdělení prostřednictvím uvedeného kontaktu nebylo zasíláno.
III. DODAVATELÉ ZBOŽÍ A SLUŽEB
Dodavatelé zboží a služeb tvoří, v porovnání se zákazníky, neméně významnou skupinu subjektů osobních údajů, jejichž údaje DARK DESIGN zpracovává. I ve vztahu k těmto subjektům DARK DESIGN klade na jejich ochranu náležitý důraz.
1. OSOBNÍ ÚDAJE DODAVATELŮ (FYZICKÝCH OSOB)
DARK DESIGN uchovává o svých dodavatelích (fyzických osobách a fyzických osobách podnikajících) s nimiž má uzavřený smluvní vztah níže uvedené osobní údaje: Jméno a příjmení, IČ, adresa provozovny, korespondenční adresa a platební údaje, údaje vztahující se ke smluvnímu plnění Osobní údaje dodavatelů, jsou zpracovávány z důvodu nezbytnosti pro splnění smluvních závazků a splnění zákonných povinností, slouží k níže uvedeným účelům: Plnění smluvních povinností a práv ze smlouvy: zejména závazku uhradit cenu za poskytnuté plnění a realizace vzájemné komunikace mezi společností DARK DESIGN a smluvním dodavatelem. Plnění právních povinností: osobní údaje se mohou v nezbytném rozsahu nacházet v účetních dokladech, jejichž uchování podléhá zákonné povinnosti, zejména zákonu o účetnictví č. 563/1991 Sb. a zákonu o DPH č. 235/2004 Sb. V těchto případech bude DARK DESIGN s osobními údaji uvedenými v takovýchto dokladech nakládat výlučně způsobem, který odpovídá zákonem uloženým povinnostem. Mimo těchto osobních údajů může DARK DESIGN ve vztahu k dodavatelům evidovat: E-mailové adresy, telefonní čísla Tyto osobní údaje shromažďuje a zpracovává z důvodu oprávněného zájmu, kterým je potřeba vytvoření stabilního a pružné komunikace s osvědčenými dodavateli, tyto osobní údaje slouží k níže uvedeným účelům: Oprávněný zájem správce nebo třetí osoby: e-mailovou adresu a telefonní číslo dodavatele užívá DARK DESIGN zejména za účelem přiměřené komunikace s dodavatelem ve věcech souvisejících s plněním smlouvy, realizací budoucích objednávek a konzultací s příslušným dodavatelem.
2. INFORMACE O OSOBÁCH JEDNAJÍCÍCH JMÉNEM DODAVATELŮ (PRÁVNICKÝCH OSOB)
Je-li dodavatelem DARK DESIGN právnická osoba, shromažďuje společnost osobní údaje (jména a příjmení osob oprávněných jednat jménem právnické osoby, adresy pro doručování elektronické pošty a telefonní čísla těchto osob) na základě oprávněného zájmu souvisejícího s účely shora definovanými, zejména pak kvůli možnosti přiměřené vzájemné komunikace mezi společností DARK DESIGN a dodavatelem – právnickou osobou, potřebné pro plnění smlouvy a uzavírání smluv budoucích. V případě neposkytnutí těchto údajů není možné smluvní vztah realizovat.
IV. VŠEOBECNÁ PRAVIDLA PRO NAKLÁDÁNÍ S OSOBNÍMI ÚDAJI
1. SDÍLENÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
DARK DESIGN si cení soukromí subjektů osobních údajů, s nimiž přichází do styku. Získané osobní údaje ochraňuje a činí nezbytná opatření pro to, aby znemožnila přístup k těmto osobním údajům neoprávněným osobám a minimalizovala možnost jejich úniku. Jedním ze znaků těchto opatření je minimalizace příjemců těchto údajů. DARK DESIGN neposkytuje zpracovávané osobní údaje bez souhlasu subjektů údajů žádným třetím osobám, vyjma níže uvedených: Poskytovatelé služeb: Osobní údaje může DARK DESIGN sdílet s třetími stranami, které pověřila konkrétními činnostmi při zpracování některých osobních údajů. Patří sem např. třetí strany, které externě poskytují právní služby, účetní služby, provozují doručovací služby, poskytovatelé analytických platforem, poskytovatelé webhostingu apod. Od těchto poskytovatelů služeb a třetích stran DARK DESIGN vyžaduje náležité záruky pro ochranu poskytnutých osobních údajů, zejména, aby osobní údaje používaly pouze v souladu s pokyny DARK DESIGN a GDPR. Všichni obchodní partneři podílející se na zpracování osobních údajů pro DARK DESIGN jsou vázáni mlčenlivostí.
2. POSKYTOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PŘÍSLUŠNÝM ORGÁNŮM VEŘEJNÉ MOCI
DARK DESIGN osobní údaje poskytne orgánům veřejné moci v intencích zákonem stanovených, a to zejména na žádost či příkaz soudů, Policie České republiky, Finančního úřadu, jakož i jiných orgánů, v rozsahu nezbytném, odpovídajícím zákonem uložené povinnosti. Věcně a místně příslušným soudům může DARK DESIGN poskytnout osobní údaje i v případech, kdy touto cestou přikročí k ochraně majetku DARK DESIGN, obhajobě jejích zákonných práv a k ochraně osobní bezpečnosti uživatelů webových stránek DARK DESIGN.
3. POSKYTOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ SE SOUHLASEM SUBJEKTU ÚDAJŮ
Ve výjimečných případech, kdy DARK DESIGN přikročí ke sdílení osobních údajů se subjekty odlišnými od shora uvedených a nařizuje-li to GDPR, vyžádá si za tímto účelem vždy předchozí souhlas subjektů údajů.
4. DOBA UCHOVÁVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Osobní údaje archivuje DARK DESIGN po dobu pěti let od data posledního obchodního případu, pokud delší nebo kratší archivační dobu nevyžaduje zákon nebo jiné konkrétní účely podle GDPR. Níže DARK DESIGN uvádí příklady základních situací, kdy archivuje osobní údaje po nezbytně nutnou dobu ke konkrétním účelům nebo ve výjimečných případech: osobní údaje obsažené v účetních dokladech: 5 let osobní údaje poskytnuté na základě souhlasu: 5 let osobní údaje obsažené v účetních dokladech sloužících pro evidenci DPH: 10 let
osobní údaje po obdržení oprávněné žádosti o jejich výmaz: pod dobu nutnou k posouzení žádosti a provedení výmazu osobní údaje nezbytné pro uplatňování nároků DARK DESIGN: po dobu do ukončení uplatňování právních nároků
5. MEZINÁRODNÍ PŘENOS OSOBNÍCH ÚDAJŮ
Neprovádí zpracování osobních údajů mimo území Evropské unie a shromážděné osobní údaje nepředává do třetích zemí.
6. ODKAZY NA DALŠÍ WEBY A SLUŽBY TŘETÍCH STRAN
V případech, kdy webové stránky či jiné propagační materiály DARK DESIGN odkazují na weby a služby třetích stran, DARK DESIGN nemá kontrolu a nenese odpovědnost za dodržování GDPR těmito třetími stranami. DARK DESIGN doporučuje všem subjektům osobních údajů, aby se před tím než těmto třetím stranám poskytnou osobní údaje, podrobně seznámily s podmínkami, za nichž budou tyto třetí strany osobní údaje subjektů údajů zpracovávat.
V. PRÁVA SUBJEKTŮ ÚDAJŮ
Za účelem dosažení transparentnosti a bezpečnosti při zpracování osobních údajů implementovala DARK DESIGN do svých postupů procesy směřující k ochraně práv subjektů údajů a k zamezení „porušení zabezpečení osobních údajů“, tedy k předcházení situací, které by mohly vést k náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, změně nebo neoprávněnému poskytnutí nebo zpřístupnění přenášených, uložených nebo jinak zpracovávaných osobních údajů.
1. PRÁVO NA PŘÍSTUP K OSOBNÍM ÚDAJŮM, OPRAVY A PŘNOSITELNOST
DARK DESIGN v rámci maximálního možného transparentního přístupu umožňuje svým zákazníkům seznamovat se a měnit obsah zpracovávaných osobních údajů. V případě, že DARK DESIGN obdrží žádost kteréhokoliv subjektu údajů, spolu s doložením totožnosti tohoto subjektu, poskytne kopii osobních údajů, které o subjektu údajů zpracovává, spolu s účely těchto zpracování, s informacemi o příjemcích a původu těchto osobních údajů. Každý subjekt osobních údajů může žádat po DARK DESIGN opravu těch údajů, které považujete za nesprávné nebo nerelevantní, případně požadovat jejich blokaci, vymazání nebo jiné odstranění. Subjekt údajů má rovněž právo za podmínek stanovených v GDPR požadovat poskytnutí osobních údajů, které o něm DARK DESIGN shromáždila, ve strukturovaném, běžně používaném, strojově čitelném formátu. Uvedené požadavky DARK DESIGN řeší v souladu s GDPR. K řešení těchto požadavků může subjekt údajů využít kontaktní údaje níže uvedené.
2. PRÁVO NA VÝMAZ OSOBNÍCH ÚDAJŮ
DARK DESIGN respektuje právo subjektu údajů požadovat výmaz osobních údajů, které jako správce zpracovává. V případě doručení žádosti o výmaz osobních údajů bude tato posouzena a při splnění podmínek stanovených GDPR budou osobní údaje subjektu údajů vymazány.
3. PRÁVO VZNÉST NÁMITKU PROTI ZPRACOVÁNÍ
V případech kdy správce zpracovává osobní údaje na základě oprávněného zájmu svého, nebo třetích osob, je subjekt údajů oprávněn podat námitku proti takovému zpracování. Námitka musí být řádně odůvodněna. Podanou námitkou se bude správce zabývat a v případě vyhodnocení její důvodnosti zpracování neprodleně ukončí.
4. ÚPRAVY PROHLÁŠENÍ
DARK DESIGN je povinna v souvislosti s GDPR provádět kontroly a revize postupů při zpracování osobních údajů, tyto aktualizovat a optimalizovat za účelem dosažení jejich maximální možné ochrany. V souvislosti s touto činností může docházet k revizi a změnám některých procesů, které jsou popsány v tomto prohlášení. Za účelem dosažení aktuálnosti si DARK DESIGN vyhrazuje právo toto prohlášení aktualizovat a doplňovat tak, aby vždy plně odpovídalo aktuální zavedené praxi a věrně plnilo svoji informační funkci. S ohledem na tuto skutečnost DARK DESIGN doporučuje všem subjektům údajů, jichž se toto prohlášení týká, aby se průběžně seznamovaly s případnými změnami tohoto dokumentu, přičemž o případných zásadních změnách bude DARK DESIGN veškeré subjekty osobních údajů řádně informovat.
5. PRÁVO PODAT STÍŽNOST
Přesto, že DARK DESIGN činí veškeré kroky k ochraně osobních údajů všech subjektů údajů, náleží všem subjektům osobních údajů v případech, kdy dospějí k závěru, že dochází k porušování jejich práv dle GDPR, právo podat stížnost k příslušnému orgánu státní správy, kterým je Úřad pro ochranu osobních údajů.
6. KONTAKTNÍ ÚDAJE
Pro potřeby komunikace se subjekty osobních údajů v záležitostech spojených s plněním povinností dle GDPR (zejména v souvislosti s dotazy na rozsah a účel zpracování osobních údajů, s uplatňováním práv subjektů údajů nebo s připomínkami k tomuto prohlášení) DARK DESIGN užívá kontaktní e-mailovou adresu info@dark-design.cz. Záležitosti spojené s ochranou osobních údajů vyřizuje pan Lukáš Kaňa.